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Unifica la gestión de tu centro: agenda, facturación, stock, presencia

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Muchos centros aún siguen trabajando con distintos métodos, programas y sistemas para cubrir cada una de las áreas del negocio. Llevan la facturación desde un programa offline de gestión de cobros y TPV; las citas, que entran por WhatsApp, teléfono o cualquier otro canal de atención, anotándolas en una agenda en papel, los inventarios de stock en un Excel y el control de actividad y presencia de sus empleados con una hoja impresa firmada.

¿Por qué usar distintos métodos de trabajo, cuando puedes utilizar uno solo para gestionar todo tu negocio? Centraliza y unifica la gestión de tu centro con un sistema online como FLOWww, en el que se integran todas las herramientas y funcionalidades necesarias para tu día a día. Dar el paso hacia la digitalización de tu negocio, te permitirá tener un mayor control sobre cada área de tu negocio, cuidar de cada detalle y ver tu gestión como un todo, indisoluble que funciona mejor cuando está conectado y sincronizado.

Por eso, en este artículo, te contamos cómo FLOWww te ayuda a unificar la gestión de tu centro y cuáles son las ventajas de trabajar con módulos de trabajo interconectados y sincronizados. ¡Toma nota!

Unifica la gestión de tu centro:
agenda, facturación, stock, presencia

1. Agenda y clientes, siempre de la mano.

Con un sistema online como FLOWww, te permitirá gestionar de forma coordinada tu agenda y tu base de datos online. ¿Cuál es la ventaja de ello? Imagina lo siguiente: vas a darle cita a un cliente. Habitualmente, desde tu libreta o dietario, revisarías las citas que tienes programadas ya y anotarías la nueva reserva, especificando la fecha de la visita, el tratamiento y el nombre y teléfono del cliente.

¿Por qué hacerlo cada vez, cuando puedes buscar automáticamente al cliente en tu base de datos online, abrir su ficha y darle cita en el momento? Tardas menos tiempo y pones la reserva a nombre del cliente, pero, ¿qué más ventajas te ofrece este método de trabajo?

  • Tendrás tu agenda digitalizada y más completa.
  • Podrás controlar el historial de citas y compras del cliente desde su ficha.
  • Te permitirá configurar avisos, que te salten en pantalla cuando consultes la ficha del cliente y además, cuando vayas a darle cita desde tu agenda o a cobrarle un servicio o producto.

 

2. Tu facturación, integrada con tu base de datos, tu agenda y tus estadísticas e informes.

Cuando uno cobra un servicio desde un sistema de TPV o desde una caja registradora simple, tiene que acudir a la agenda y después a la tarifa para saber cuánto cuesta el tratamiento e incluso, los productos complementarios que puede sugerirle al cliente. Esto te hace perder tiempo, entorpecer la tarea e incluso, reducir tu efectividad y oportunidades.

Por eso, desde un software todo en uno como FLOWww, podrás disfrutar de estas funcionalidades y ventajas:

  • Cuando vayas a hacerle un ticket al cliente, sólo tendrás que entrar en su ficha de cliente y abrir una nueva venta. Este sistema tan directo es ideal sobre todo si quieres vender un bono, pack, cheque regalo o producto a un cliente que no tiene cita hoy.

  • Por contra, si el cliente ha tenido una cita hoy, como tendrá su ficha abierta, sólo tendrás que validar la reserva marcada en la agenda para poder expedir un ticket a nombre del cliente, cargándole los servicios realizados y si lo desea algún producto complementario.  ¡Todo de forma totalmente automática!

  • ¿Cómo mides tus resultados de facturación y ventas? Las estadísticas e informes de FLOWww toman la información de este módulo, la interpretan y extraen para ti completos listados con datos reales sobre tu desempeño.


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3. Tu stock, en conexión con el consumo de producto en cada cita y con la facturación de servicios y productos.

¿Cómo llevas el control de tu stock de productos de venta y consumo interno? Tradicionalmente, los centros cada semana hacían inventario, actualizaban sus listas y hacían pedidos de acuerdo con lo utilizado. Muchos de estos controles se hacían en planillas impresas; los más modernos, anotaban los resultados en un Excel.

Este sistema de control de stock siempre ha funcionado, pero ahora se está quedando un poco obsoleto, debido a que ello requiere destinar tiempo y recursos a una tarea que se podría realizar de manera automática con un sistema online como FLOWww. 

¿Cómo funciona este sistema y qué tiene en cuenta a la hora de ofrecerte tus existencias reales de producto?

  • Productos de venta: Cuando abras un ticket a nombre del cliente, podrás añadir productos y venderlos solos o como complemento de un servicio. Una vez cierres el ticket y el cliente se los lleve a casa, estos productos quedarán descontados automáticamente de tu stock.

  • Productos de consumo interno:  FLOWww te permite asociar el consumo de productos de uso interno a los servicios, que realizas cada día. Por ejemplo, imagina que tienes agendada una cita mesoterapia facial, que requiere dos viales de producto, dos jeringuillas, dos pares de guantes, dos gasas, cuatro algodones y 1/20 parte de tu bote de limpiador. Cuando valides la cita y cobres el servicio, estos materiales serán descontados automáticamente de tu stock.


4. La actividad de tu personal bajo control desde un sistema de Control de Presencia
.

Por último, ahora con la entrada en vigor de la nueva normativa relativa al control de la actividad de los trabajadores, deberás implementar en tu negocio de forma obligatoria un sistema de Control de Presencia. Hacerlo, no sólo te permitirá cumplir con la legislación vigente y ahorrarte sanciones, sino además te ayudará a registrar de una manera efectiva la jornada de tu personal, permitiéndote evaluar su desempeño.

¿Qué tiene el sistema en cuenta a la hora de generar los fichajes y registrarlos correctamente?

  • Los turnos de trabajo de tus trabajadores, respecto al horario de apertura de tu centro. Imagina que tu horario es de 9.00h a 19.30h y que tienes 3 turnos diferentes de trabajo: uno de mañana de 9.00h hasta las 14.30h, otro de tarde de 14.30h a 19.30h, y por último, otro de jornada partida con descanso para comer. Cada semana puedes asignar un turno diferente a los trabajadores, de acuerdo con sus necesidades o con tu política de rotación.

  • Los usuarios del sistema y sus permisos de acceso
    . Cada trabajador de tu centro tendrá un usuario con el que accederá al sistema a fichar y unos permisos asignados, que le permitirán acceder a unas herramientas u a otras, dependiendo de su nivel de responsabilidad.


¿Te imaginas poder realizar todas estas gestiones básicas e imprescindibles para tu día a día desde un mismo lugar? Centraliza y unifica todas las tareas de gestión de tu centro de estética o salón de belleza, trabajando con un software todo en uno como FLOWww. Como has visto, todas las funcionalidades están conectadas y sincronizadas para ofrecerte siempre una solución completa.

Ahorra tiempo, agiliza la realización de tus tareas y facilita el trabajo diario de tu personal. Si quieres ver cómo funcionan estas herramientas y qué puedes hacer para sacarles el máximo partido, ¡pide ahora una demostración personalizada con nuestros expertos!

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