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Todo sobre la implantación exitosa de un nuevo software en tu negocio

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¿Estás pensando en cambiar el software que usas para gestionar tu negocio de estética y belleza?

Entonces, probablemente una de tus preocupaciones sea, precisamente, ese momento de cambio y de transición. Lo tienes todo organizado y controlado en un sistema, y pese a que te gustaría trabajar con otro software con mejores prestaciones, te frena la incertidumbre y la posibilidad de perder información importante.

Para despejar todas tus posibles dudas y ayudarte a reafirmar la digitalización de tu negocio, FLOWww ha creado un proceso de 'Puesta en Marcha', que garantiza a los negocios una transición segura y efectiva, así como una implantación exitosa del nuevo software, dejándolo preparado y listo para usar.

Pero, ¿qué debes saber antes de dar el paso? Hoy te damos las 4 claves fundamentales de este proceso de 'Puesta en marcha'. ¡No pierdas detalle!

Todo lo que necesitas saber sobre cómo realizar una implantación exitosa de un nuevo software en tu negocio

1. Tener todos tus datos bien organizados antes de iniciar el proceso de implantación.

¿Cómo gestionas tu negocio actualmente? Si ya trabajas con otro software, ya sea offline u online, necesitarás tenerlo todo bien organizado, guardado y preparado para que la migración de los datos y la Puesta en Marcha del sistema sea todo un éxito.

Con ello, nos referimos tanto a las fichas de los clientes y sus bonos comprados y con sesiones pendientes, por ejemplo, como a tu tarifa o tarifas, de acuerdo con el número de centros que tengas.

Dependiendo del sistema de origen y del tipo de información, podrás migrar directamente o tendrás que exportar tus datos y dejarlos preparados en un documento de Excel. ¿Qué se puede migrar y qué deberás organizar tú mismo para facilitar la implantación? 

Migración de datos.

  • Datos básicos de cada ficha de cliente.
  • Historial de cada cliente.
  • Bonos disponibles con detalle de sesiones consumidas y disponibles, fecha de caducidad, fecha de compra, etc.
  • Recuento de sesiones de cada tipo de tratamiento.
  • Recuento de facturación global de cada uno de tus clientes.
  • Fecha de última sesión asistida.
  • Citas futuras en tu agenda (según sistema de origen).
  • Deudas pendientes de cada uno de tus clientes.
  • Cheques regalo con saldo disponible.
  • Facturación global de cada cliente.
  • Clonado de promociones activas.


Configuración durante el proceso de implantación.

En este caso, se trata de información que deberás tener organizada a parte en un documento y que no podrá migrarse. Es el caso de elementos tan básicos de la operativa diaria como:

  • Las cabinas o espacios de trabajo de tu centro o clínica.
  • El alta de tus empleados con sus habilidades, turnos y permisos.
  • Los horarios de tu centro.
  • Tus equipamientos de trabajo y sus parámetros de uso.
  • Los recordatorios de cita para tus clientes.
  • Tu tarifa o tarifas, de acuerdo con el tamaño de tu negocio y su naturaleza. Por ejemplo, podrás organizarla al detalle, clasificándola en servicios, productos, bonos, paquetes, tarifas planas y suscripciones. Si tienes varios centros y necesitas poder realizar cambios con rapidez y de forma uniforme, podrás recurrir a las tarifas avanzadas.


2. Tener muy claras las funcionalidades que te resultarán imprescindibles para tu día.

Esto dependerá de la versión del software que escojas. En el caso de FLOWww, ponemos a tu disposición una solución tecnológica escalable, que se adapta a las necesidades de tu negocio y a tu ritmo de crecimiento esperado. 

Por ejemplo, si negocio está en plena fase de crecimiento e incluso, de expansión, necesitarás funcionalidades claves, tanto de gestión como de marketing, que te ayuden a llevar un control total de todo lo que sucede en cada uno de los centros, a trabajar de una manera más eficiente, optimizando cada uno de los procesos y por supuesto, a ofrecer al cliente las facilidades que espera.

¿Cuáles son estas funcionalidades claves?

  • 1. Gestión de clientes + Segmentación, que te permite realizar profundizar en tu base de datos y realizar búsquedas de perfiles de cliente que cumplen con características y condiciones muy concretas.

  • 2. Agenda online, altamente configurable y adaptable a tus necesidades, de la mano de funcionalidades como:

    - la optimización de huecos entre citas 
    - el algoritmo de reducción de tiempos en sesiones con varios servicios seguidos para el mismo cliente
    - las citas múltiples
    - el etiquetado de las citas

  • 3. Funcionalidades para conseguir más clientes, citas y ventas. Desde FLOWww te ofrecemos distintas opciones:

    - la app de marca VS app de citas gratuita FLOWwwer. Con ellas, podrás ofrecer a tus clientes la posibilidad de reservar sus citas online y pagarlas de forma inmediata y anticipada, así como comprar sus bonos, packs y productos, así como comunicarte con el cliente a través de mensajes push. En el caso de la app de marca, podrás contar con un e-commerce más completo, que te proporcionará completas fichas de producto/servicio y la posibilidad de solicitar el envío a domicilio de los productos comprados.

    - el portal de reservas y ventas online. Con el Área de Clientes de FLOWww, podrás disfrutar de las mismas ventajas que con la app, aplicadas al entorno web. Esto significa que podrás compartir su enlace en redes sociales, insertarlo en tu web o en una Landing Page e incluso, enviarlo a través de cualquiera de tus canales de comunicación (SMS, WhatsApp, email, etc). Al hacerlo, podrás cubrir los canales online más importantes y ofrecer a tus contactos y clientes la posibilidad de registrarse, reservar una cita y pagarla en el momento, así como de acceder a tu tienda online y comprar sus productos y tratamientos favoritos.

    - los formularios de captación. Podrás crear tantos formularios como necesites, vinculándolos a un origen, por ejemplo, una acción para Facebook o para conseguir contactos a través de una Landing Page. Con ellos, tus contactos podrán dejarte sus datos, solicitar más información y esperar a que les llames o les envíes un email con una propuesta detallada.

    - el calendario de citas online (módulo web). Con este sistema de cita online, podrás obtener altas y citas rápidas desde cualquier canal en pocos clics.

  • 4. Facturación. Con FLOWww, podrás controlar toda la facturación de tus centros de forma global o segmentada. Ofrece formas de pago diversas (online y offline), totalmente integradas integradas y estimula la venta de productos y servicios.

  • 5. Estadísticas e informes (básicos o avanzados) con los que podrás obtener todos los datos claves para definir los movimientos estratégicos de tu negocio. Conoce la salud global de tu negocio y de cada uno de tus centros, teniendo en cuenta los datos de facturación, ventas, clientes, desempeño del personal e incluso, de la ocupación de tu agenda.

  • 6. Control de stock. Gestiona el stock de los productos de venta y de consumo interno de cada uno de tus centros y unifica los pedidos y envíos desde tu Central de Compras al resto de las centros, de forma integrada y segura.

  • 7. Control de personal. Lleva la gestión de equipos de una manera más eficiente y productiva, gracias al registro de actividad o 'Control de presencia'.

  • 8. Marketing. Proyecta todas tus campañas, promociones y programas de fidelización desde las funciones centrales de Marketing. Domina los canales de comunicación claves y disfruta de la potencia de la segmentación de tu base de datos, ya sea en tus acciones puntuales o en tus tareas de marketing automatizadas.


3. Decidir si quieres hacerlo por ti mismo o si necesitas ayuda.

Para ello, FLOWww pone a tu disposición 3 tipos de servicios de Puesta en Marcha: la Básica, la Tutorizada y la Premium. Con ellas, podrás escoger el nivel de tutorización y ayuda en el proceso que deseas recibir.

  • Básica: Nuestro equipo te acompañará durante el proceso, proporcionándote el material de guía que necesitas para que tú mismo puedas migrar tus datos y configurar tu sistema.

  • Tutorizada: En este proceso tutorizado, contarás con la ayuda del equipo de Puesta en marcha para configurar las funcionalidades básicas de tu sistema y migrar tus datos para que puedas empezar a trabajar.

  • Premium: ¡Despreocúpate! Nuestro equipo se encargará de poner en marcha todo lo necesario para empezar a trabajar con FLOWww. Disfruta de una consultoría 'One to One' y formación premium para tu equipo.


4. Recibir formación especializada en el uso de tu nuevo software es clave para aprender a sacarle el máximo partido.

Si tienes un software que te ofrece un sinfín de posibilidades y un alto nivel de adaptación, debes conocerlo al detalle y explorar cada uno de sus rincones. Dominar las herramientas, que te ofrece, te ayudará a trabajar de una manera más eficiente, a acertar siempre en tus decisiones diarias y a exprimir al máximo su potencial de uso en cada una de las áreas de tu negocio - desde una gestión unificada y centralizada, hasta un marketing pensado para ayudarte a impulsar tu rentabilidad.

Por eso, FLOWww en el servicio de 'Puesta en marcha Tutorizada' te ofrece formación especializada con FLOWww Academy, una plataforma muy completa con contenidos específicos sobre cada una de las herramientas claves del sistema. Por otra parte, con la 'Puesta en marcha Premium', podrás recibir formación especializada y consultoría individual con nuestro personal.



Ahora que ya sabes lo que deberás tener en cuenta a la hora de iniciar el proceso de implantación de un nuevo software. Si quieres cambiar de sistema, ¡ahora es el momento! FLOWww te lo pone muy fácil. ¿Quieres saber más sobre este software de gestión y marketing para negocios de estética y belleza? Pide ahora tu cita para una demostración personalizada de la mano de nuestros consultores especializados.

Topics: Tips de Gestión, Estética, Belleza


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