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¿Tienes bien organizados los consentimientos de tus clientes?

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Actualmente, trabajar con consentimientos legales es obligatorio para casi cualquier tipo de negocio, cuyo pilar sea el trato con clientes o pacientes. Concretamente, en el sector de la estética, la belleza y la salud cobran más importancia que nunca. Si perteneces a este rango de actividad, es importante hacerse una pregunta: "Tengo bien organizados los consentimientos?".

Si tienes dudas al respecto, es momento de revisar la forma en que usas, firmas y almacenas tus consentimientos. Pero, ¿cómo hacerlo? Sabemos que, a veces, cuando se tiene tantos clientes o pacientes y todavía se trabaja con papel, es complicado mantener el orden, que no se traspapelen documentos o encontrarlos rápidamente entre tanto archivador, carpeta o cajón. 

Para ayudarte a dejar este problema atrás, hoy vamos a darte una guía de buenas prácticas con todo lo que deberás tener en cuenta para organizar correctamente todos tus documentos legales, mantenerlos al día, asegurarte de que todos tus clientes los tienen firmados y por supuesto, de que puedes tenerlos siempre accesibles para modificación o consulta en caso de necesitar respaldo legal.

¿Tienes bien organizados los consentimientos de tus clientes?

Tipos de consentimiento y cómo organizarlos.

En un negocio de estética y belleza, se trabaja con distintos tipos de consentimiento, dependiendo del momento. 

A. Consentimientos RGPD.

Dentro de esta categoría, nos podemos encontrar con distintos tipos de documento, como son:
- El consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales.
- El documento de tratamiento de datos personales y política de privacidad.

¿Cuándo se firman? En su primera visita, con el objetivo de colectar su autorización y para cumplir de forma estricta con el Reglamento General de Protección de Datos, el cual obliga a las empresas a colectar el consentimiento expreso de los clientes a través de una firma y/o check de aceptación de condiciones (como el que vemos en formularios de alta e inscripción de clientes,  por ejemplo).

B. Consentimientos médicos para la realización de tratamientos específicos, que requieran protección y respaldo legal bilateral.

Hablamos de operaciones estéticas, peelings médicos, microblading, depilación láser, infiltraciones de bótox, ácido hialurónico y PRP, etc. 

¿Cuándo se firman? Habitualmente, en la sesión de valoración o diagnóstico o bien, en el día de la sesión, justo antes de empezar el tratamiento. Al tratarse de técnicas más intrusivas, en este documento médico se explicará al cliente / paciente el procedimiento, los posibles riesgos o efectos secundarios y por supuesto, las medidas de seguridad que tomarás para que todo funcione a la perfección. Entonces, en este consentimiento médico el paciente aceptará las condiciones, ratificándolas con una firma y con la documentación adjunta pertinente (DNI y nombre completo).

Más información: "Ventajas de establecer la firma obligatoria de tus documentos legales".

C. Parte de asistencia a las sesiones de un bono o pack de tratamiento.

La firma de sesiones, más que un documento, es un paso imprescindible en el seguimiento de un cliente / paciente durante la realización de un tratamiento con varias sesiones. Puede tratarse de un bono simple o de un pack, donde se combinan varios. 

¿Cuándo se firma? Justo al terminar la sesión, para ratificar la asistencia del cliente y darla como realizada. Así podrás llevar un mayor control sobre las sesiones de tratamiento, saber en todo momento en qué punto estás y evitar malentendidos, que afecten a la experiencia del cliente y a tu rentabilidad.


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 Tus consentimientos al día: básicos para obtener respaldo legal.

Ahora que ya sabemos cuáles son los consentimientos claves, que deberás tener en cuenta siempre que atiendas a un cliente o paciente, veamos cómo puedes mantenerlos actualizados, organizados y siempre accesibles con FLOWww.

1. Digitaliza tus consentimientos.

En el sistema tendrás documentos de consentimiento genéricos, que podrás adaptar con la información de tu negocio y también, tendrás la posibilidad de solicitar ajustes a medida. La idea es que tengas los documentos más importantes disponibles en tu sistema y disponibles para firma.

2. Házselos firmar digitalmente desde FLOWww Me.

De acuerdo con tu protocolo de firma y los tips que te acabamos de dar, podrás acceder a la aplicación de gestión FLOWww Me. Desde la ficha del cliente, podrás escoger el documento que deseas que firme el cliente y registrarla en solo 2 clics. ¡La firma de documentos en papel es cosa del pasado! Apóyate en la firma digital de consentimientos para llevar al día toda tu documentación.


3. Mantelos organizados en la ficha del cliente.

Todos los documentos firmados quedan almacenados y organizados en la ficha de cliente en FLOWww. Si tienes que consultar alguno de ellos, sólo tendrás que identificar el tipo de documento y la fecha en el que fue firmado. 

Así, si necesitas entregarlo al cliente o bien, usarlo como documentación adjunta, podrás descargarlo en PDF en un clic y proceder a su envío por email o a su impresión.

4. Comprueba que todo ha quedado registrado correctamente.

Al registrar la firma del cliente, no sólo estarás recogiendo su consentimiento en los documentos indicados, sino también estarás realizando otro tipo de acciones como:

  • Si el cliente ha firmado los documentos de consentimiento RGPD, tendrá activados de forma automática los checks de aceptación en su ficha.
  • Si el cliente ha registrado su firma tras cada sesión del bono, ésta quedará reflejada en su historial de tratamientos. 

¡Despídete de cientos de documentos de consentimiento apilados en tu escritorio, pendientes de archivar y susceptibles de perderse, estropearse o traspapelarse en otras carpetas! Todo queda bien organizado, dentro de la ficha de cada cliente y parametrizado, de acuerdo con tu protocolo.


#GoGreen: Digitaliza tus consentimientos, fírmalos digitalmente y almacénalos online.


Llevar una gestión ecológica y verde de tu negocio, no sólo pasa por el ahorro de agua y luz, la elección de los productos, o la aplicación de técnicas eco-friendly en tus servicios, sino también en la forma en que organizas tus documentos. El movimiento #GoGreen está relacionado, además, con la filosofía #ZeroWaste. ¿Cómo puedes participar? Empieza a ahorrar papel, digitalizando tu documentación y llevándolo todo desde tu sistema FLOWww.

Si quieres formar parte de este movimiento y empezar a llevar una gestión más responsable con el medio ambiente, más organizada y por supuesto, armonizada con la legalidad vigente, apuesta por una completa solución tecnológica, especializada en elevar la gestión y el marketing de los negocios de estética y belleza con ganas de crecer y hacer las cosas bien.



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Topics: Tips de Gestión, Estética

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