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Cómo pasar los clientes de la agenda de papel al ordenador

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¿Aún sigues trabajando con una agenda o libreta en papel, en la que anotas todos los datos de tus clientes? Llevas toda la vida haciéndolo así y tampoco te has planteado, hasta ahora, cambiar de método. Te ha estado funcionando bien, pero te has dado cuenta de que, a lo mejor, deberías modernizar tu negocio e introducir la tecnología. El sector está evolucionando a pasos agigantados, ¡empieza el proceso de adaptación a la nueva situación!

No necesitas más que un ordenador y conexión a Internet para poder informatizar tu libreta o la caja con las fichas de tus clientes. ¿Cómo? Empecemos por lo más básico: pasar los datos básicos y la información más importante a un archivo de Excel, donde puedas tenerlo todo bien organizado.

Y te preguntarás: "¿Qué diferencia hay entre anotar estos datos en un papel y hacerlo en un ordenador?". El papel es un soporte físico frágil, que puede romperse, mojarse, quemarse o perderse; trabajar desde tu portátil con un Excel, ya sea offline u online desde Drive, te permitirá tener una copia digital, fácil de localizar y de actualizar en todo momento. Además, podrás hacer copias para evitar pérdidas.

Y, ¿sabes qué es lo mejor? Que es muy fácil de usar y te servirá de base para futuras mejoras y pasos hacia la digitalización definitiva de tu negocio. Para ayudarte a conseguirlo, hoy te contamos cómo pasar los clientes de tu agenda de papel al ordenador, ¡toma nota!

Cómo pasar los clientes de la agenda de papel al ordenador

1. Opción básica.

Empieza con poco y sin agobiarte. Tendrás que dedicar tiempo, pero piensa que todo el trabajo que hagas, luego te ayudará a ser más eficiente y a llevarlo todo al día. En una tabla de Excel puedes organizar muchas tareas:

  • La información de tus clientes
  • Tu tarifa de servicios y productos
  • Tus cajas del día
  • Tus ventas mensuales
  • Los turnos de trabajo de tu equipo

Aprender a volcar esta información correctamente en tu ordenador es clave en esta primera fase de la digitalización. Este proceso de preparación y organización será lo que necesitas como base para avanzar y comenzar a plantearte usar un sistema de gestión.

Para que no tengas que preocuparte por nada más que por volcar la información, poco a poco, te ofrecemos una plantilla de Excel con 3 pestañas clave:
Clientes - Servicios - Productos. ¡Descárgalo aquí! 

Puedes abrirlo con el programa de Excel en tu ordenador o bien, trabajar con él online desde tu carpeta de Google Drive.



* Pon el vídeo en pantalla completa y si lo ves desde el móvil, rota la pantalla para verlo en horizontal.

 


2. Opción avanzada.

Si te sientes preparado y ya usabas Excel en tu día a día, anotabas tus citas en Google Calendar y usabas alguna aplicación para llevar la facturación y las ventas del día, ahora es el momento de dar el paso hacia un sistema de gestión online como FLOWww, que te permita llevar el control de todas las tareas de tu negocio desde el mismo lugar, de una manera unificada e inteligente.

¿Cómo hacerlo? Tienes dos opciones:

  1. Vuelca la información que tienes en Excel en el sistema, durante el proceso de implantación. Si tienes este documento ya avanzado será mucho más fácil poner en marcha tu tarifa y empezar a dar forma a tu base de datos. De la misma manera, podrás exportarte las citas a futuro que tengas anotadas en el calendario de Google y comenzar a anotarlas en el sistema, asociándolas a un determinado cliente de tu base de datos, a un servicio concreto y a una serie de particularidades, que te ayudarán a agendar una cita más completa.

  2. Si no tienes un método de organización establecido y prefieres pasar directamente al sistema, podrás volcar esta información del papel al sistema a mano. Si bien, la otra forma es más fácil y rápida, si tienes conocimientos informáticos te será muy sencillo, aunque te llevará más tiempo. Aún así, si quieres ir trabajando en ello, podrás tomar nuestra plantilla de Excel y empezar a organizar tus clientes, servicios y productos para poder tener una base con la que trabajar antes de comenzar con el proceso de implantación.


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3. ¿De qué ventajas podrás disfrutar al usar un sistema de gestión online como FLOWww?

En primer lugar, podrás disfrutar de una gestión unificada e integrada. Por ejemplo: si vas a dar una cita o a vender un tratamiento, sólo tendrás que buscar y acceder a la ficha del cliente, mantenerla abierta y realizar las gestiones oportunas (agendarle una cita o venderle un bono).

De la misma manera, cuando un cliente vaya a pedir cita desde tus canales online (web, redes sociales o app), sólo podrá reservar para un servicio entre los que tengas disponibles en tu escaparate online y acceder sólo a los horarios disponibles en ese momento, de acuerdo con los medios (espacio, profesional y equipamiento) necesarios para atender al cliente. Después, la cita queda inmediatamente reflejada en la agenda digital.

Cada acción que realices sobre el cliente, quedará reflejada en su historial y en su ficha. De la misma manera, si quieres saber cuántos productos has vendido, sólo tendrás que ir a tu stock y consultar si se han descontado correctamente las unidades en cada venta realizada. Después, al cabo de una semana o de un mes, podrás consultar tus estadísticas o informes de resultados y ver cuáles son tus productos más vendidos, por ejemplo.

Lo mismo sucede con tu equipo: podrás definir los turnos de cada trabajador, registrar su presencia y además, asignarle habilidades para así organizar mejor tu agenda y que pueda atender a clientes de acuerdo con su especialidad en el puesto de trabajo adecuado y con el equipamiento necesario.

Suena genial, ¿verdad? Pues si has llegado al punto de querer cambiar las cosas en tu negocio y aspirar a un negocio más moderno y activo, seguro que estas ventajas te han llegado al corazón. Trabaja cada día en la digitalización progresiva de tu centro con estos tips y de un sistema online como FLOWww, en el que te ofrecemos la versión perfecta para ti, de acuerdo con tus necesidades y el tamaño de tu empresa. 

Topics: Tips de Gestión, Estética, Peluqueria, Bienestar, Fisioterapia, Nutricion, Salud, Belleza, Fitness, Otros, Tatuadores, Podologia, Barberia

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